社名変更や住所変更などがあると、印刷物の改訂作業は大きな負担になりますよね。

当社でもそのようなご依頼を度々いただいており、事前打ち合わせをしっかり行うことで条件を洗い出し、お客様側での改訂指示原稿の作成負担を、できる限り減らせるよう工夫して対応いたします。

今回は社名変更に絡む一斉改訂の例をご紹介します。

一斉改訂の参考例

某医療機器メーカー様からご相談いただき、まずはヒアリング。

社名変更に伴う添付文書の一斉改訂です。

改訂内容は…

そのほか、下記のような「○○の記載がある製品は××に変更」といった品目による修正パターンがあります。

品目ごとに必要な修正パターンがExcelでリスト化されていました。
お客様のマンパワー的にも1品目ごとの修正指示原稿は作成できそうにないようです。

ある程度パターンされているとは言え、当社の方も1カ月実働20日で170数点、1日8品目以上を改訂しないといけない計算ですので、普通に考えたらとてもキャパが足りません。

また、打ち合わせにより改訂すべき箇所は把握できていますが、実際に作業するのはオペレーター複数人になるため、確実に改訂作業するためには記憶に頼らず見て分かるような、何かしらの修正指示原稿が必要です。

さらに修正指示原稿が無ければ修正後の確認校正作業ができません。

営業で指示原稿を作ったとしてもそれだけで納期が迫ってしまいます。
また、その分の費用も増えてしまいます。

このように、主にキャパシティと指示原稿なしという2つの問題がありましたが、
幸いにも現行wordデータは元々当社で作成していたものでスタイルが統一されており、全品共通の修正事項についてはwordにマクロを適用してある程度自動で下処理を行いました。

マクロにて自動処理

・改訂年月の変更→正しいものに差し替え
・管理番号の繰り上げ→末尾の数字を1つ繰り上げる
・届出番号/認証番号の変更→正しいものに差し替え
・改訂記号の削除
・下線の削除
・登録商標、TMマークの削除→該当箇所をマーキング

オペレーターはマクロ処理済みのデータから修正作業することで、品目ごとの修正箇所数が減り、作業負担も大きく減らせました。
自動処理した箇所は修正されているか目視チェックのみしてもらいました。

また、修正指示原稿が無い問題についてはPythonでプログラムを組み、Excelのリストから1品目ごと修正項目指示メモを作成し、原稿代わりとしました。
条件による複数パターンの修正も品目ごとに指示されており、オペレーターが迷うことはありません。

これで、簡易的ではありますが初見でも理解できる修正指示原稿が出来あがり、確認校正も可能になりました。

とはいえ、品目数が多いことには変わりありません。

最終的には東京本社だけでなく大阪支店のオペレーターにも協力してもらい、人海戦術の総力戦となりましたが、ご要望の納期には間に合わせることが出来ました。

一斉改訂を控えて不安をお持ちのお客様は、まずはご相談いただければ何らかの省力化のご提案をできるかもしれません。

担当営業あるいはwebお問い合わせ窓口からご相談ください。